Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại Việt Nam là một quy trình phức tạp và đòi hỏi sự cẩn trọng để đảm bảo rằng quá trình này diễn ra một cách hiệu quả và hợp pháp. Với vị trí địa lý thuận lợi và nền kinh tế đang phát triển, Việt Nam đã trở thành điểm đến thu hút một lượng lớn hàng hóa nhập khẩu từ các quốc gia khác trên thế giới. Trong bài viết này, XAVIE sẽ giới thiệu về  quy trình nhập khẩu hàng hóa cơ bản cũng như những điều cần lưu ý khi thực hiện thủ tục thông quan. 

Quy trình nhập khẩu hàng hóa cơ bản  

Nghiên cứu và lập kế hoạch 

Xác định sản phẩm hoặc hàng hóa muốn nhập khẩu là bước quan trọng đầu tiên mà mọi doanh nghiệp cần thực hiện. Việc này đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo rằng sản phẩm được chọn phù hợp với chiến lược kinh doanh và yêu cầu của thị trường. 

Trước khi quyết định nhập khẩu bất kỳ sản phẩm nào, doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng về các quy định liên quan, bao gồm các quy định về thuế, về an toàn và về tiêu chuẩn chất lượng. Các quy định này có thể khác nhau tùy theo loại hàng hóa và quốc gia xuất xứ. 

Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp 

Sau khi đã xác định được nhu cầu của doanh nghiệp, bước tiếp theo là tìm kiếm và liên hệ với các nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất phù hợp. Điều quan trọng là đảm bảo rằng những đối tác được lựa chọn đáp ứng được các tiêu chuẩn quan trọng như uy tín, chất lượng sản phẩm và khả năng cung cấp hàng hóa theo yêu cầu của doanh nghiệp. 

Trao đổi và đàm phán hợp đồng 

Đầu tiên, trong quá trình đàm phán, một trong những điểm cần quan tâm hàng đầu là giá cả. Cần thảo luận và thỏa thuận về giá mua hàng và các chi phí phát sinh khác như thuế và phí vận chuyển. Mục tiêu của đàm phán về giá cả là đảm bảo rằng giá trị của hàng hóa được phản ánh đúng mức và phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. 

Tiếp theo, cần thảo luận về các điều kiện thanh toán. Điều kiện thanh toán có thể bao gồm thanh toán trước, thanh toán sau khi nhận hàng hoặc các hình thức thanh toán khác. Quan trọng là cả hai bên đều hiểu và đồng ý với điều kiện thanh toán được đề xuất để tránh bất kỳ tranh chấp nào sau này. 

Xác nhận đơn sau đặt hàng 

Sau khi các điều khoản và điều kiện giao dịch đã được thảo luận và đồng ý, bước tiếp theo là xác nhận đơn đặt hàng với nhà cung cấp. Quá trình này bao gồm việc chắc chắn rằng tất cả các thông tin về đơn hàng đã được ghi chép đầy đủ và rõ ràng trong hợp đồng mua bán. 

Cuối cùng, việc kiểm tra và đảm bảo rằng tất cả các điều khoản đã được ghi chép trong đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán là rất quan trọng. Điều này đảm bảo rằng cả hai bên đều có cùng một hiểu biết và kỳ vọng về giao dịch, từ đó giảm thiểu nguy cơ của các tranh chấp hoặc hiểu lầm sau này. 

Quy trình xuất xưởng và giao hàng 

Sau khi đơn đặt hàng đã được xác nhận, nhà cung cấp sẽ bắt đầu chuẩn bị hàng hóa cho quá trình vận chuyển và xuất xưởng. Quá trình này thường bao gồm việc kiểm tra và đóng gói hàng hóa theo yêu cầu và tiêu chuẩn đã được thỏa thuận trong đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán. 

Trong khi hàng hóa được chuẩn bị, doanh nghiệp sẽ tiếp tục theo dõi quá trình xuất xưởng để đảm bảo rằng mọi việc diễn ra đúng thời gian và đến địa điểm cụ thể như đã thỏa thuận. Điều này có thể bao gồm việc liên hệ với nhà cung cấp để xác nhận thời gian vận chuyển và cung cấp thông tin chi tiết về địa điểm và điều kiện nhận hàng. 

Xử lý thủ tục hải quan 

Các tài liệu cần thiết thường bao gồm hóa đơn xuất khẩu, vận đơn, giấy tờ về nguồn gốc hàng hóa, và bất kỳ tài liệu hải quan nào khác cần thiết cho việc xử lý thông quan. Việc chuẩn bị và gửi các tài liệu này phải được thực hiện một cách cẩn thận và kỹ lưỡng, đảm bảo rằng mọi thông tin được cung cấp là chính xác và đầy đủ. 

Đối với quy trình thông quan tại cơ quan hải quan, quy trình này có thể đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan và thường mất một thời gian nhất định để hoàn thành. Do đó, việc chuẩn bị và gửi tài liệu sớm và một cách chính xác là rất quan trọng để tránh trễ hạn và các vấn đề phát sinh khác trong quá trình thông quan. 

Thanh toán và hoàn thành giao dịch 

Sau khi hàng hóa đã được thông quan và vận chuyển đến địa điểm nhận hàng, bước tiếp theo là thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp theo điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng. Việc thanh toán phải được thực hiện đúng thời hạn và theo các điều kiện đã được thỏa thuận để đảm bảo tính hợp lý và công bằng cho cả hai bên. 

Vận chuyển và giao hàng 

Sau khi hàng hóa đã được kiểm tra và xác nhận, bước tiếp theo là tổ chức vận chuyển từ cảng hoặc sân bay đến điểm đích cuối cùng. Quá trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sự hợp tác chặt chẽ với các đối tác vận chuyển để đảm bảo rằng hàng hóa được giao đến đích đúng thời gian và địa điểm. 

Xử lý các thủ tục pháp lý và thuế 

Việc quản lý các thủ tục pháp lý và thanh toán các khoản thuế nhập khẩu là một bước quan trọng và không thể thiếu. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ hoàn toàn các quy định pháp lý và nộp đầy đủ các khoản thuế theo quy định của quốc gia nhập khẩu. 

Theo dõi và đánh giá 

Sau khi hoàn thành quá trình nhập khẩu, việc theo dõi và đánh giá kết quả của giao dịch là một phần quan trọng để đảm bảo rằng quy trình nhập hàng được thực hiện một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Điều này giúp doanh nghiệp nhận biết được những điểm mạnh và điểm yếu trong quy trình nhập khẩu và từ đó có thể đề xuất các cải tiến và điều chỉnh cần thiết vào lần nhập hàng kế tiếp. 

Những điều mà doanh nghiệp cần lưu ý khi nhập khẩu hàng hóa 

Khi thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần chú ý đến một số vấn đề sau: 

• Giới hạn số lượng mặt hàng trên mỗi tờ khai : Mỗi tờ khai chỉ được phép khai tối đa 50 mặt hàng. Trong trường hợp có nhiều hơn 50 mặt hàng, doanh nghiệp cần sử dụng nhiều tờ khai và kết nối chúng với nhau thông qua số nhánh của tờ khai. 

• Xác định tỷ giá khi tính thuế : Nếu người khai hải quan thực hiện thủ tục đăng ký tờ khai và khai thông tin nhập khẩu trong cùng một ngày, tỷ giá tính thuế sẽ giống nhau. Tuy nhiên, nếu thực hiện thủ tục trong hai ngày khác nhau với tỷ giá khác nhau, doanh nghiệp cần báo lỗi. Trong trường hợp này, người khai hải quan sẽ sử dụng nghiệp vụ IDB để báo cáo lại, thực chất là gọi lại IDA . 

• Tự động lấy thuế suất : Khi sử dụng IDA, hệ thống sẽ tự động lấy thuế suất tại ngày dự kiến khai báo IDC để điền vào. 

• Xác định trạng thái thuế miễn và giảm thuế : Doanh nghiệp cần xác định hàng hóa thuộc diện được miễn thuế hoặc giảm thuế để đảm bảo lợi ích khi thực hiện khai báo trên hệ thống. 

Qua bài viết trên, XAVIE đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về  Quy trình nhập khẩu hàng hóa cơ bản. Hãy theo dõi XAVIE để liên tục cập nhật những sản phẩm mới nhất của chúng tôi nhé!